Case導入事例

［サマリ］AutoDateが足かせを取り除き、成長を後押し

【導入背景】
急成長中のサービス、登録作業のリードタイムやコストが足かせに
・デザイン性が高く、フォーマットもバラバラな顧客飲食店のメニュー。システムに登録する業務の負担が高く、リードタイムの長さやコストが課題になっていた
・RPAを検討したが、工程が複雑なため断念
・単なるBPOやRPAとは異なり、自動化と手動の組み合わせというAutoDateのユニークさに魅力を感じた

【活用方法】
作業がスピードアップ、手動部分も習熟度が上がって品質が向上
・事前に要件を固める必要がなく、実際の業務を一度見てもらうだけで約1カ月半で導入できた
・固定の担当者がいるので、コミュニケーションに安心感。業務に習熟してニュアンスまで汲み取ってくれることも魅力

【導入後の変化】
担当者の業務時間の使い方が変わった
・メニュー登録や修正のリードタイムが短くなり、サービス品質が向上した
・作業依頼の手間も大幅に減り、業務負荷が下がって顧客対応に集中できるようになった
・新規顧客増加に伴うコストが圧縮でき、コスト・業務スピードの両面で成長を後押し

［事業紹介］株式会社トレタ

予約・顧客台帳「トレタ予約台帳」、店内モバイルオーダー「トレタO/X」、スマホ来店スタンプカード「トレタスタンプ」など、飲食店向けのさまざまなDXサービスを提供している。
※WEBサイト：https://corp.toreta.in/

［導入背景］成長中のサービス、登録作業のリードタイムやコストが足かせに

—— どんな課題を抱えていたのでしょうか。

石塚： 主力サービスの一つに、注文から会計までスマホひとつで完結する店内モバイルオーダー「トレタ O/X（オーエックス）」があります。特にメニュー画面について、それぞれの飲食店の個性を表現でき、お店に来たお客さまに注文を選ぶときのわくわく感を持ってもらえるカスタマイズの柔軟さが、このサービスの最大の特徴です。

コロナ禍の際の衛生対策で店内でのモバイルオーダーが一気に普及したことに加え、人手不足やインバウンド増加などの追い風もあり、トレタ O/Xもメニュー画面の柔軟性が評価されて急成長を続けています。

このサービスを飲食店に採用いただくと、まずは紙のメニューを書き起こしてシステムに登録する作業が発生します。しかし、飲食店のメニューはフォーマットがばらばらですし、デザイン性が高いものも多いので、その作業が大きな負荷になっていました。

BPOの業者にアウトソースしていたのですが、メニューを書き起こしてシステムに登録するまでに12営業日くらいかかるため、我々がサービスを納品するまでのリードタイムが長くなっていたことが課題でした。また、メニュー変更があったときの修正作業にも時間がかかっていました。

せっかく引き合いが増えていても、納品に時間がかかると足かせになってしまいます。また、このまま利用飲食店数が増えていくと、BPOコストも比例して増えるため、費用面でも事業成長の足をひっぱることになるのではないかという懸念もありました。

—— 対策として、どのような方法を検討されましたか。

石塚： 2024年に入ったころから、こうした課題を何とかしなくてはいけないと動き始め、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション：ソフトウェアロボットによる業務自動化システム）ツールを導入することも検討しました。さまざまなRPA企業に相談したのですが難しく、断念しました。

その理由はいくつかありますが、深い階層に行かなくてはならなかったり、複数の画面を行ったり来たりする必要があるなど、メニューを登録するプロセスが複雑で、自分たちでRPAのシナリオを組むことが困難だったことが大きかったです。私たちもそれぞれ日常業務がありますから、自力では無理だと判断しました。

「シナリオもすべて組みます」と言われるRPA企業もありましたが、私たちの管理画面も発展途上なので、今後シナリオを変える必要が何度も出てくるだろうとの予想もあり、RPAは諦めました。

—— どのようなきっかけでAutoDateを知ったのでしょうか

石塚： 2024年の春ごろだったと思いますが、役員から紹介されて知りました。最初は、単なるBPOだと思っていたのですが、話を聞いてみると、自動化と手動のハイブリッドで、とてもユニーク。これまで使っていたBPOや、導入を検討して断念したRPAの課題を、一気に解決してくれると思いました。

［活用方法］作業がスピードアップ、手動部分も習熟度が上がって品質が向上

—— 導入にはどれくらいかかりましたか

石塚： 2024年5月から、約1カ月半で本格稼働しました。導入依頼時も、要件を固めたりシナリオを考えたりする必要はなく、実際の作業の様子を1度見てもらっただけで済みました。その後は、シンプルな作業から始めて、徐々にお任せする範囲を広げていきました。そのやり取りも、私たちが普段、業務コミュニケーションに使っているSlackで完結するので助かりました。

—— 現在、月にどれくらいの数の飲食店の書き起こしや登録をAutoDateで担っているのでしょうか。

緑川： 新規のメニュー書き起こしや登録は、だいたい20～30店舗くらいです。それに加えて、メニュー変更に伴う書き起こしや修正作業もかなりの数にのぼります。

—— 実際に導入してみていかがですか

石塚： 自動化のプロセスが入ったので、全体のリードタイムが短縮化されました。また、手動の作業についても、最初から固定の専任の担当者がついてくださるというのがとてもありがたいです。コミュニケーションが取りやすいですし、何より、トレタO/Xの作業に対する習熟度が上がってきています。

飲食店のメニューというのは本当に個性が豊かで、どこをどのように書き起こしたらいいのかわかりにくい面があるのですが、同じ担当の方がやってくださっているので、コツやニュアンスをつかみ、我々の意図も汲み取って作業してくださるようになっています。

堀江： 新規のお客さまにトレタO/Xを導入する際の作業は私が担当しているので、私がAutoDateの窓口になっているのですが、メニュー書き起こしや登録の依頼も、修正の依頼も、かなりシンプルになり、楽になりました。曖昧なニュアンスも汲み取って対応してくださいますし、出来上がってくる成果物の品質も高いです。

［導入後の変化］担当者の業務時間の使い方が変わった

—— AutoDate導入前と後では、どんな変化がありましたか

石塚： メニュー登録や修正のリードタイムが短くなりました。また、今後導入店舗数がさらに増加することも想定してシミュレーションしてみましたが、コスト面でもすべて手作業のBPOに比べてかなり抑えられます。スピード面でもコスト面でも、さらに品質面でも、成長を後押ししてくれています。

また、メニュー画面を通じて飲食店の個性を表現できるというのは、トレタO/Xの大きな強みですから、AutoDateでニュアンスを汲み取って作業をしてもらえているのは非常に大きいです。サービスの特長のさらなる強化にもつながります。

堀江： 私は、業務時間の使い方が変わりました。

今までは、新規書き起こしや登録、修正など、依頼をするために、決められたフォーマットのドキュメントを作成したりする必要があり、30分くらいはかかっていたのですが、AutoDateだと依頼もシンプルなので、準備も5分以下で済むようになりました。出来上がってきたものの品質も高いので、私が1時間も2時間もかけて自分で修正を加えたりすることがなくなったのも大きいです。

こうした業務負荷が下がった分の時間を、お客さんとしっかりコミュニケーションを取ることに費やせるようになったのは本当に助かっています。

緑川： ほかの担当者によると、こちらから伝えたことを、ニュアンスも含めて汲み取ってくれるだけでなく、「ここはこうした方がいいんじゃないですか？」といった提案をしてくれたり、「これはお客さま（顧客店舗）に確認されていますよね？」と、こちらが見落としそうになっていたところを指摘してくれたりすることもあるそうです。

「まるでトレタO/Xのチームの一員のように業務を進めてくれるので、本当に助かっている」と、よく言っています。

それから、私たちの業務プロセスについても、「管理画面でこういうことができると、もっと効率化できて、リードタイムがさらに短縮できるのでは」といったアドバイスをいただくこともあり、社内の管理画面の改善の参考になります。さすが、業務効率化のプロですね。

AutoDateの導入を検討中の企業の方へ

—— AutoDateは、どのような企業にお勧めできますか。

石塚： 完全にマニュアル化して業務を委託するのであれば、対応できるRPAやBPOはたくさんあると思いますが、それが可能な企業ばかりではありません。フォーマットが一定でなかったり、柔軟性が必要であったりする業務をアウトソースしたい我々のような企業にはぴったりです。手順の複雑さから自動化やアウトソースを諦めたことのある企業は、一度検討してみてはいかがでしょうか。