Case導入事例

［導入背景］データ収集に膨大な手間、RPAによる自動化は断念

—— どんな課題を抱えていたのでしょうか。

日光： エンファムは、フリーペーパー、Web、SNS、イベントという4分野で事業をおこなっており、私は執行役員として、これらのマーケティングデータを見ながら全体の戦略構築をおこなっています。戦略を立てるためには現状分析が欠かせませんが、そのために必要なさまざまな数値を取得するために、膨大な手間と時間がかかっていました。

売上管理、営業のKPI管理、原価、ユーザー数、効果などの数値が、いろいろなシステムに存在し、それが4分野分あります。以前はそれらを毎日、1～2時間かけて手作業でコピー＆ペーストして収集し、それからようやく分析作業に入るという状態でした。

本来は、分析して対策を立て、迅速なアクションにつなげるのが私たちの仕事です。それなのに、数字の管理に時間を取られていたのです。

これからサービスや事業を拡大していくと、それだけ数値管理業務が増えて、分析や施策検討までの時間が遅くなり、PDCAの回転が遅くなります。例えば、主力事業の一つである子育てイベント「リトル・ママフェスタ」も、現在47都道府県プラス海外6カ国で実施していますが、開催地域や回数を増やすと、それだけ数値管理業務が増えてしまうジレンマもありました。

—— どのような対策を検討されましたか。

日光： 最初は、数値管理を効率化するには自動化ツールを入れるしかないと考えました。それで2024年中ごろ、いったんはRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション：ソフトウェアロボットによる業務自動化システム）ツールの導入を決めました。

しかし、RPAを使いこなすには、かなりの知識やスキルが必要です。大変苦労して、ようやくシナリオを1つ組んだのですが、稼働するまでに1カ月かかりました。たった1つのシナリオに1カ月もかけていては、数値管理を効率化するまでに1年以上かかってしまいます。使いこなせるようになれば便利になるかもしれませんが、そこに至るまでの道のりがあまりに長く、困難だと感じました。

しかも、エンファムはベンチャーですから、成長の途上にあります。利用しているツールも試行錯誤を繰り返していて、変更や改修もおこないますし、サービスや事業も変わったり増えたりしていきます。RPAの場合は、そのたびにシナリオを作り直す必要があり、とてもビジネスの変化や成長のスピードには追い付きません。

もっとほかに良いRPAがないかと探しているとき、2025年4月にあった展示会でAutoDateに出会いました。

［活用方法］導入はヒアリングという名の「悩み相談」で完了

—— 展示会で最初にAutoDateの説明を聞いたときの印象は。

日光： 「むちゃくちゃいいな」と思いました。手作業の課題も、RPAの課題も、一気に解消してくれそうだと思いました。あまりにも理想的なサービスだったので、「そんなにうまくいくサービスなんてあるのか？」と不安に思ったほどです。しかも、費用も、手を出しやすい規模感でした。それですぐに社内で検討し、翌月から導入に向けた準備を始め、6月ごろには稼働しました。

—— 導入のプロセスについて、もう少し詳しく教えてください。

日光： 最初は、どの部分をお願いできるのかわからなかったので、社内の各部署から、困っていることを募って、「壁打ち」のような形で「こんなことはできますか？」「これはどうでしょう？」とご相談しました。すると、そのすべてに対して「できます」というお返事だったので、「ほんとにできるんですか？」と思ったのを覚えています。

まずは、営業の売上管理と、SNSに関する数値管理からお願いしました。RPA導入のときは、まずRPAについて学ぶところから始めなくてはならず、我々が手を動かさなくてはならないので大変でしたが、AutoDateは圧倒的に楽でした。

どのツールの、どの画面か対象かを伝えることくらいで、ほとんど手を動かす必要がありませんでした。どんな作業をどんな手順でおこなっているか、どこで困っているか、などをお話しし、実際の作業を見てもらうだけです。「導入作業」というよりも、ヒアリングという名の「悩み相談」をしているうちに終わった感じです。

［導入後の変化］PDCAが高速化し、集客目標を達成

—— AutoDate導入前と後では、どんな変化がありましたか

日光： 私自身で言うと、仕事の8割方がマーケティング分析なのですが、必要な数値を集めるという作業がゼロになり、すぐに分析に入れるようになったことが大きいです。本来集中すべき仕事に集中できるようになりました。

ほかの社員からも「圧倒的に楽になった」という声があがっています。AutoDateを導入する前がどうだったか、思い出すのもイヤなくらい。それくらい大きな変化です。

―― なぜそこまで満足度が高いのでしょうか。

日光： 単なる、作業をお願いする「外注」ではなく「伴走」だからだと思います。導入する際、ヒアリングをしっかりやってくださって、最初は「なぜこんなに丁寧にヒアリングするんだろう」と思いましたが、私たちの事業の流れをしっかり理解した上で対応してくださっているのが、今になってよくわかります。

アウトプットが非常に正確ですし、「ここの数値はおかしいかもしれないので、確認してもらったほうがいいのでは？」といった指摘をくださることもあり、表面上の作業に留まらず、エンファムの業務をしっかり理解して伴走してもらっています。そこは期待以上でした。

―― AutoDateによって、数値管理が効率化できたことは、エンファムの事業にどのようなインパクトがありましたか。

日光： PDCAを回す際も、最初のP（計画を立てる）のためには情報が必要ですから、数値などの情報を迅速に収集することはすべての土台になります。

私たちはマーケティングに力を入れているのですが、特に集客面のマーケティングで、情報を起点としたPDCAを高速で回せるようになったために、“勝ちパターン”が確立でき、それを営業に活用するという道筋ができました。集客データを集め、分析し、改善施策を打ち、またデータが集まって……というサイクルが高速で回るようになったからです。クライアントのフォローも、よりきめ細かくできるようになりましたし、どれくらいの予算で集客すべきかという判断もできるようになりました。

成果の一例を挙げると、今年度は初めて、イベントのチケット取得者数が、目標値に対して100％で推移しています。もちろん、AutoDateだけのお陰というわけではありませんが、確実に一助になっていると感じます。

―― 今後、どのようにAutoDateを活用したいと考えていますか。

日光： 現在は、アンケート集計やチケット数などのイベント関連の数値管理、広告関連の集計など、マーケティングやセールスの分野で活用していますが、ほかにも導入を進めていたり検討したりしているところがあります。

今後も活用を広げていきたいと思います。集客面での目標達成につながったのと同様に、例えばイベントの満足度やSNSの利用満足度、継続率などを上げるところでもプラスになるでしょうし、あらゆる部署で活用できると考えています。

―― AutoDateの一番の魅力は、どんなところにあると思いますか。

日光： 「人を介している」ところだと思います。世の中には、AIなどを使った革新的なツールやサービスはたくさんありますが、導入のハードルはまだかなり高いですし、「誰が、どう活用するか」というところで大きな壁があります。

AutoDateの場合は、「こんなことに困っているんです」と言うと、まず人が入り、我々の悩みに共感して、一緒に考えてくれるところから始まります。そして、ソリューションを提供し、伴走しながら課題解決をしてくれます。人を介すことで、AIなどのテクノロジーや革新的なツールを最大限に活用できるところは、ほかにない魅力です。

AutoDateの導入を検討中の企業の方へ

—— AutoDateは、どのような企業にお勧めできますか。

日光： 私たちのように、「猫の手も借りたい」ようなベンチャーや中小企業には非常にマッチすると思いますが、それだけでなく、成果をあげるためにPDCAを高速に回していきたいと考える企業であれば、規模の大小に関わらず役立つと思います。

まだ、大半の企業は数値管理をアナログでやっていると思いますし、1つのツールだけでデータ取得が完結する会社は存在しないでしょう。商品やサービスによって必要な情報の種類やフォーマットは異なっていて、なかなか共通化はできません。複数のツールから情報を取得する必要があることが一般的で、それらの間の自動連携は完璧ではありません。

人手不足も深刻ですし、こうした数値管理のために人を採用するのも難しくなっています。「解決策が見つからない」と悩む企業は、ぜひ検討してみてほしいです。